Nem toda mercadoria chega perfeita, e nem toda mercadoria sai vendida. O estoquista precisa saber tratar as exceções com registro, porque o que não é registrado vira perda.

Avarias

No recebimento: anote no documento de entrega, fotografe se a empresa permitir e separe.
No estoque: produto que caiu, quebrou ou molhou deve ser retirado do endereço, identificado e registrado com o motivo.
Mantenha uma área de avarias separada, para que o produto não volte para a venda por engano.

Devoluções

Ao fornecedor: produto com defeito, vencido ou enviado errado, sempre com documento e conferência.
De cliente: em lojas e e-commerce, o produto devolvido é inspecionado e só volta para o estoque vendável se estiver em perfeitas condições.

Documentos do dia a dia

Documento	Para que serve
Pedido de compra	Mostra o que a empresa encomendou
Nota fiscal	Acompanha a mercadoria e registra a operação
Canhoto ou comprovante de entrega	Confirma o recebimento e registra ressalvas
Requisição ou transferência	Registra saídas internas, como para a loja ou outra filial
Registro de avaria ou baixa	Documenta a perda e o motivo

Guarde os documentos conforme a orientação da empresa. Eles são a prova de cada movimentação.